資産管理台帳をExcelからNotion DBに移行した3週間の記録

一人情シスの最大の苦しみは「毎年11月の資産棚卸し」である。Excel台帳に40列が並び、開くだけで数秒フリーズする。実機と突き合わせるのに8時間かかり、その最中に『あのPCは誰が使ってるんだっけ』が3台も出てくる。情シスの時間は有限だから、この8時間は命がけだ。ここでNotionに乗り替えただけなら、改善は限定的だった。肝は『フォーム連携で申請と台帳を地続きにした』ことにある。

AIの鬼から見ると、ここで重要なのは「Notionを使った」ではなく「プロセス全体を再設計した」ことの効果だ。新入社員のPC貸与も、退職者の返却も、紙の申請書またはメールで受け取っていた運用をやめた。Notionのフォーム機能を使い、申請そのものが台帳への記録に変わった。転記漏れがゼロになった。状態変化をSlack通知で自動追跡する仕組みを加えれば、翌年の棚卸しは『実機のシリアル番号を読んで該当レコードにチェック』の45分作業に短縮される。8時間が45分だ。この落差は、ツール選びではなく『フロー設計』の価値を証明している。

新しいツール導入時は「この機能で何を変えるか」まで必ず設計してから導入する。小さな部門こそ、フロー全体の再設計の効果が圧倒的だ。一人で切り盛りする業務は『ツールの便利さ』より『自動化できる工程の設計』の方が効く。