AIを使っても「結局使えない」と感じたことはありませんか？その原因と解法

AIツールは世の中にあふれているのに、多くの人は検索代わりのチャットで止まったままだ。なぜか。プロンプトやシステム設計という言葉を聞くと「技術力がないから無理」と諦めてしまう。その心理的ハードルの正体は、実は問題ではない。月曜朝の報告資料作成という定型業務を思い出してほしい。毎回、前週のデータをExcelからコピーして、PowerPointに貼り付けて、前週比の増減を赤文字で強調する。そのたった3つの「困りごと」を、AIに聞き出してもらうだけで、その仕事はもう自動化できる。何のデータを見るのか、誰に見せるのか、どこを強調するのか。聞き出された答えが、そのままスキルの設計仕様になる。

ここが面白い視点だ。多くの企業は「システム化ならコンサルが要件定義書を作らなければ」という呪いにかかっている。しかし実は、その要件なんて本人に聞けば出てくる。むしろ本人の口からしか出ない。ヒアリング形式なら、経営管理部でも営業事務でも「答えるだけ」で完結する。その日のうちにスキルが育つ。大事なのは「最初から完璧を目指さない」ことで、人間がチェック入れる段階のまま運用を始める。毎日の「ここはもっと短く」「このデータは要らない」という修正指示が、スキル改善の最高のネタになる。

月次報告書・会議議事録・顧客リスト管理など、定型業務だと思っていた仕事の大半はこれで「翌朝には自動化」できる。やることは二つ。まず困りごとを聞く。次に「誰に見せる」「何を強調する」を聞く。「スキルにして」と言う。明日から使える。社員が毎週の修正を積み重ねるうちに、AIは業務の細部を学んでいく。業務知識を持つのは現場の人間で、AIはそれをシステム化する道具でしかない。その当たり前の分担を、ヒアリング形式で実装すれば、属人化も防げるし、スキルへの愛着も生まれる。