ナレッジ化のデメリットを考慮できているか

DXの掛け声で「ナレッジベースを作ろう」という話をよく聞く。散在する情報を集めて、誰もが参照できるようにする。理想的に見える。だが、ここに落とし穴がある。ナレッジは作った時点ではなく、使われ続けている間に価値を発揮する。そして使われ続ける限り、常に「正しいままか」を誰かが確認し続けなければならない。組織がナレッジ化で失敗するのは、登録件数を増やすことと、それを信頼できる状態に保つことが別の仕事だということを見落としているからだ。既存の規程や手順書がRAGに向いているのは、実は文書だからではない。改定するときに誰が責任を持つか、レビューの手続きがどうなるか、現行版と過去版をどう区別するかといった管理体制が既に整っているからだ。一方、会議の記録や成果物の履歴をただ保存するだけでは、時間が経つとそれが今も有効か、どの条件で使えるのか分からなくなる。ナレッジベース運用の失敗パターンは、「何でもナレッジ化してしまい、更新し続けられなくなる」ことだ。古くなった情報に頼って判断を誤ることになる。中小企業は特に運用力が限られているから、むしろ「何を更新し続ける覚悟があるか」から逆算してナレッジ化対象を決めるべきだ。RAGツールを導入する前に、その情報のオーナーは誰か、変更が起きたときに自動的にナレッジも更新される仕組みになっているか、そこを確認する。なければツール導入は二の次だ。