「AIで資料は作れるけど、増えすぎた」を解消するNotebook機能とは？

生成AIは「資料を作る」のは得意だ。ChatSenseなどのツールなら、数分で提案資料も図解も吐き出してくる。だからこそ多くの企業では「AIで効率化」と飛びつく。ところが半年もすると、悲劇が生じる。過去に作った資料が何百枚も溜まり、「どれが何の資料か分からない」「古い版を間違えて参照している」といった事態が多発するのだ。ナレッジセンスがNotebook機能に「自動命名機能」を追加したのは、この「AI導入後の忘れられた課題」に対する回答だ。

生成AIの落とし穴はここにある。導入時の期待値は「作成スピード」に集中する。だが実務では、作った資料を「整理する」「探す」「再利用判定する」といった、後処理のコストが逆に膨らむケースが少なくない。資料作成時間が1時間から10分に短縮されても、その出力物を管理する手間が1時間増えれば、トータルでは効率化にならない。今回の機能は、その盲点に気づいた改善だ。自動で付いた名称をダウンロード時のファイル名に反映させれば、社内サーバーやクラウドストレージでも資料が探しやすくなる。つまり「作る」から「管理する」へと、AI活用の視点がシフトしているのだ。

中小企業では、こうした「管理インフラ」への投資が後回しになりやすい。AIツールを入れて「さあ効率化」となるが、三ヶ月後には「何を作ったか忘れた」という状態に陥る。特に部門間でAI出力物を共有する場合、統一された命名規則や管理フォルダがなければ、情報の断片化は避けられない。生成AIで得た「スピード」を活かすには、その出力を整理する「仕組み」があることが前提となる。今回の機能追加は、企業が見落としやすいこの部分に光を当てた施策だ。