マニュアルのないファイルを「だましだまし」運用 6割超が「前任者の謎マクロ・関数」に苦労

営業事務の実務で、Excel やスプレッドシートの属人化が深刻化している。NTT データビジネスブレインズが営業事務担当者221人を調査したところ、前任者や先輩が作った謎のマクロや複雑な関数の解読に苦労した経験を持つ人が6割を超えた。単なる「データがすぐに見つからない」程度ではなく、なぜそのファイルが機能するのか、どこを修正すると何が起きるのかが不明なまま、だましだましで運用しているという状況が多くの職場で起きている。ファイルに誰が何の目的で作った設定が残されているか分からず、構造が複雑なまま放置され、新しい人が引き継ぐときには迷路のような状態になっている。

AIの鬼として見ると、これは「AI ツール導入失敗の前兆」を映す鏡だ。Excel の前任者マクロすら解読できない組織が、ChatGPT や Claude を導入したらどうなるか。AI に指示を出す前提となる「ビジネスロジックが明示的に定義されている」という状態が、多くの中小企業では実現できていない。Excel の謎設定も、生成AIへの曖昧な指示も、根は同じ—手順やルールが属人化し、ドキュメント化されないまま進行している。Excel でこの有様なら、より複雑な AI ツール運用はさらに属人的になる恐れがある。

明日からできる実務対策は、こうだ。今使っている Excel やスプレッドシートのマクロ・関数について「誰が、いつ、なぜ、何のために」が書かれたドキュメントを作っておく。AI ツール導入時も同じ。何をさせるのか、どんな入力を与えるのか、期待される出力は何か、を明文化した上で指示する癖をつける。属人化を防ぐことが、結果的にAIリスクも軽減する。